La transformation numérique des entreprises est aujourd’hui au cœur de toutes les stratégies organisationnelles. Parmi les solutions les plus efficaces pour accompagner ce changement, la gestion électronique des documents (GED) se positionne en tête de liste. Véritable levier pour optimiser le traitement des documents internes, la GED offre de nombreux avantages.
Plan de l'article
La GED : un atout majeur pour l’entreprise
La gestion électronique des documents (GED) est un outil numérique essentiel pour dématérialiser, organiser et partager les documents de manière sécurisée. Elle permet de centraliser les documents, sécuriser les données et optimiser les processus tout en s’intégrant facilement dans les systèmes existants. Grâce à des logiciels de GED comme Open Bee, Digidoc, Dimo Software, Entropics, GedZilla et Oxodoc, les TPE et PME peuvent bénéficier d’une numérisation simplifiée.
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Pour plus d’informations sur les solutions de gestion documentaire, consultez le site deltic.
Fonctionnalités clés de la GED
Les systèmes de gestion électronique des documents offrent des fonctionnalités variées, telles que la centralisation, le classement automatique, la recherche rapide, l’automatisation des processus de validation, le stockage sécurisé et le partage sécurisé. La gestion des versions permet d’assurer une traçabilité parfaite des documents. Ces solutions s’intègrent aisément aux systèmes existants, rendant la mise en place d’un système GED accessible à toutes les entreprises, y compris les plus petites.
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Les avantages concrets de la GED
La mise en place d’une solution de gestion électronique des documents présente de nombreux avantages pour une entreprise. Elle permet un accès simplifié et rapide aux informations, renforce la sécurité des données, facilite la collaboration et améliore l’efficacité des processus. L’archivage électronique respecte les règles de classement et optimise la traçabilité tout en réduisant les coûts liés à l’utilisation et au stockage du papier.
Intégration de la GED dans les entreprises
La mise en place d’une solution de gestion documentaire commence par une étude préalable, le choix du prestataire et le déploiement du système. L’intégration de la GED permet de structurer efficacement les processus documentaires, grâce à une automatisation accrue des workflows et une harmonisation des processus. De plus, la GED est disponible en mode SaaS, offrant des avantages en termes de sécurité des données et de flexibilité.
| Nom du logiciel | Caractéristiques principales |
|---|---|
| Open Bee | Centralisation des documents, sécurité renforcée |
| Digidoc | Automatisation des processus, recherche rapide |
| Dimo Software | Intégration facile, gestion des versions |
| Entropics | Classement automatique, archivage sécurisé |
| GedZilla | Partage sécurisé, traçabilité des documents |
| Oxodoc | Stockage électronique, collaboration améliorée |
Les défis de la GED et comment les surmonter
Malgré ses nombreux avantages, la GED doit faire face à certains défis, notamment la diversité croissante des formats de données. Pour surmonter ces obstacles, les entreprises peuvent se tourner vers les technologies d’intelligence artificielle et les solutions open-source, qui offrent des fonctionnalités collaboratives avancées et une mobilité accrue.
L’avenir de la gestion électronique des documents
Avec la numérisation croissante des processus, la gestion documentaire est devenue un enjeu stratégique pour les entreprises. La facturation électronique, qui deviendra obligatoire entre 2024 et 2026, est un exemple concret de l’importance de la GED dans la transformation numérique des entreprises. Pour rester compétitives, les entreprises doivent donc adopter une gestion moderne des documents.