MyPeopleDoc stocke vos fiches de paie et documents RH dans un coffre-fort numérique adossé à un archivage à valeur probante. La promesse de sécurité repose sur plusieurs couches techniques et juridiques dont le détail mérite un examen méthodique : chiffrement, durée de conservation, droits du salarié après son départ, et choix d’infrastructure qui conditionnent la fiabilité réelle du dispositif.
Archivage à valeur probante via Arkhineo : ce que cela change pour vos fiches de paie
La plupart des présentations de MyPeopleDoc mentionnent un « coffre-fort numérique sécurisé » sans préciser ce qui distingue un simple stockage cloud d’un archivage opposable juridiquement. La différence tient en un mot : valeur probante.
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L’archivage des bulletins de paie dématérialisés sur MyPeopleDoc est confié à Arkhineo, filiale de Docaposte (groupe La Poste). Ce tiers de confiance garantit l’intégrité, l’horodatage et la traçabilité de chaque document déposé. Un bulletin archivé avec valeur probante peut servir de preuve devant un tribunal ou un organisme de retraite, au même titre que l’original papier.
| Critère | Stockage cloud classique | Coffre-fort MyPeopleDoc (Arkhineo) |
|---|---|---|
| Intégrité du document | Non garantie (fichier modifiable) | Scellé par empreinte numérique horodatée |
| Valeur juridique | Aucune valeur probante | Opposable en cas de litige |
| Durée de conservation annoncée | Variable selon le fournisseur | 50 ans pour les bulletins de paie |
| Accès après départ de l’entreprise | Perdu avec le compte professionnel | Maintenu à titre personnel |
| Conformité réglementaire | Dépend de la configuration | Conforme au décret sur la dématérialisation du bulletin de paie |
Cette conservation sur 50 ans couvre l’intégralité d’une carrière et la période de vérification nécessaire au calcul des droits de retraite. C’est un engagement contractuel, pas un simple argument marketing.
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Chiffrement et contrôle d’accès sur MyPeopleDoc : mécanismes concrets
MyPeopleDoc applique un chiffrement des données en transit et au repos. Les échanges entre votre navigateur et la plateforme passent par un protocole TLS. Les fichiers stockés sont chiffrés côté serveur, ce qui empêche leur lecture en cas d’accès non autorisé à l’infrastructure.
L’authentification repose sur un couple identifiant/mot de passe, complété par une vérification en deux étapes. Ce second facteur réduit le risque lié à un mot de passe compromis.
Gestion des permissions côté entreprise
Les services RH qui distribuent les documents via MyPeopleDoc n’accèdent pas au contenu du coffre-fort personnel du salarié. La plateforme sépare l’espace de distribution (où l’employeur dépose un bulletin) de l’espace de consultation (où le salarié le consulte et le conserve). Un journal d’audit (audit trail) enregistre chaque action : dépôt, consultation, téléchargement. Cette traçabilité protège autant le salarié que l’entreprise en cas de contestation.
Adresse e-mail personnelle et accès mobile : deux points de vigilance
Un paramétrage initial négligé peut compromettre l’accès à vos documents des années plus tard. Le point le plus critique concerne le choix de l’adresse e-mail lors de l’activation du compte.
- Si vous utilisez votre adresse professionnelle, la récupération du compte devient impossible après un départ de l’entreprise, puisque cette adresse est désactivée par l’ancien employeur.
- Une adresse personnelle (Gmail, Outlook, Proton, etc.) garantit que vous conserverez la main sur votre coffre-fort numérique quel que soit votre parcours professionnel.
- Le changement d’adresse après activation est possible mais nécessite une procédure de vérification qui peut prendre plusieurs jours.
Ce détail technique n’apparaît pas toujours dans les communications RH lors du déploiement de MyPeopleDoc en entreprise. Vérifier ce point dès la première connexion évite une perte d’accès ultérieure.
Accès mobile sans application native
MyPeopleDoc fonctionne principalement comme une application web, accessible depuis le navigateur de votre smartphone. Il n’existe pas d’application native largement mise en avant sur les stores. L’accès mobile passe par la création d’un raccourci sur l’écran d’accueil, ce qui offre une expérience proche d’une application dédiée sans installation supplémentaire.
Ce choix technique limite la surface d’attaque : pas d’application tierce à maintenir ni de permissions système à accorder. En revanche, cela signifie que la consultation hors connexion n’est pas possible. Chaque accès nécessite une connexion internet et une authentification active.
Droits RGPD du salarié sur les documents hébergés dans MyPeopleDoc
Le fait que vos bulletins de paie et contrats soient hébergés sur une plateforme tierce ne suspend pas vos droits en matière de protection des données personnelles. Le salarié conserve ses droits RGPD sur les documents stockés, y compris le droit d’accès, de rectification et de portabilité.
Concrètement, vous pouvez demander l’export de l’ensemble de vos documents à tout moment. Vous pouvez aussi exiger la correction d’un bulletin de paie comportant une erreur, même si la demande de rectification passe d’abord par le service RH de l’employeur avant d’être répercutée dans le coffre-fort.
MyPeopleDoc s’inscrit dans l’écosystème UKG (Ultimate Kronos Group) depuis son rachat. Cette intégration à un groupe international n’altère pas l’application du RGPD pour les salariés basés en Europe : les données restent soumises au règlement européen indépendamment de la nationalité de la maison mère.
Stockage de 10 Go et documents personnels : périmètre réel du coffre-fort
Chaque utilisateur dispose de 10 Go de stockage personnel dans son coffre-fort MyPeopleDoc. Cet espace ne se limite pas aux bulletins de paie distribués par l’employeur. Le salarié peut y déposer ses propres documents : contrats, attestations, relevés, ou tout fichier administratif qu’il souhaite conserver dans un environnement sécurisé.
- Les bulletins de paie, avenants et attestations employeur sont déposés automatiquement par le service RH.
- Les documents personnels (pièce d’identité, RIB, diplômes) sont ajoutés manuellement par le salarié.
- Un système d’étiquettes permet de classer les fichiers par catégorie pour retrouver rapidement un document précis.
L’espace reste actif et gratuit même après la fin du contrat de travail. Ce maintien d’accès post-emploi est le prolongement logique de la conservation à 50 ans : un coffre-fort inaccessible n’aurait aucune utilité pour le calcul des droits de retraite.
La combinaison d’un archivage à valeur probante, d’un chiffrement systématique et du maintien des droits RGPD positionne MyPeopleDoc au-delà d’un simple outil de dématérialisation. Le maillon le plus fragile reste humain : une adresse e-mail mal choisie à l’activation suffit à rendre l’ensemble du dispositif inutilisable pour le salarié concerné.
